Kun je het opladen van de auto thuis laten vergoeden door je werkgever?

Wanneer je als elektrische rijder bij een bedrijf werkzaam bent en de mogelijkheid hebt om reiskosten terug te vragen, is het verstandig om vooraf uit te zoeken wat dit voor jou kan betekenen. Wanneer kunnen werknemers de kosten van laden terugvragen bij de werkgever en hoe gaat dat in zijn werk? Wij vertellen je hier meer over.

Wanneer komt een medewerker in aanmerking voor onbelaste vergoeding? 

Allereerst is het belangrijk om te benadrukken dat het mogelijk is om de energiekosten van medewerkers te laten vergoeden door werkgevers, maar dat uiteindelijk de werkgever degene is die bepaalt of het daadwerkelijk gebeurt. Naast het terugvragen van energiekosten voor laden, kunnen medewerkers ook de kosten voor de (plaatsing van de) laadpaal mogelijk laten vergoeden door de werkgever.

Als medewerker zul je dit te allen tijde na moeten vragen bij de werkgever, want hij/zij is niet verplicht deze kosten te vergoeden. Stemt de werkgever hiermee in? Dan zijn er nog een aantal factoren die van invloed (kunnen) zijn op de uiteindelijke vergoeding. Het eerste punt waar rekening mee moet worden gehouden is de auto: is dit voertuig door de werknemer aangeschaft en dus volledig in zijn of haar eigendom of heeft de werknemer dit voertuig via de werkgever in gebruik. Laatstgenoemde loopt in veel gevallen via een leasecontract.

Wanneer de werknemer in kwestie een eigen elektrische auto heeft, bijvoorbeeld omdat er vanuit het bedrijf geen leasemogelijkheden zijn of omdat hij/zij deze voorheen al in bezit had, kunnen niet alle kosten onbelast worden vergoed door de werkgever. In dit geval geldt een maximaal onbelast vergoedingsbedrag van €0,19 per kilometer. Dit gaat om zakelijke kilometers inclusief woon-werkverkeer, waar ook de kosten voor elektriciteit bij zijn inbegrepen. Deze regel is wettelijk bepaald en geldt al sinds het jaar 2015.

In het geval de werknemer een zakelijk leasecontract heeft afgesloten, is het mogelijk om de laadkosten volledig onbelast te laten vergoeden door de werkgever. De eerste manier om dit te kunnen realiseren is door gebruik te maken van een vast tarief. In dat geval dient de werkgever de onbelaste kostenvergoeding te onderbouwen. Dit kan onder andere door onderzoek te doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Een tweede manier, een meer eenvoudig alternatief, is het automatisch doorberekenen van de kosten van de werknemer aan de werkgever.

Laadpas en laadpaal op naam werkgever 

Om de kosten automatisch door te kunnen berekenen aan de werkgever is het noodzakelijk om een laadbeheerabonnement af te sluiten. Door middel van dit abonnement is het mogelijk om als werknemer thuis gebruik te maken van de laadpaal, zonder dat hij/zij de kosten hiervoor naderhand moet declareren bij de werkgever. Om dit proces volledig zorgenvrij te laten verlopen, is het verstandig om de laadpas en laadpaal op naam van de werkgever te zetten.

Hierdoor zullen de kosten direct naar de werkgever worden verstuurd en wordt het bedrag automatisch op de rekening van de werknemer gestort. De werkgever kan hierbij gebruik maken van automatische incasso, maar het is ook mogelijk om de declaraties handmatig uit te laten betalen.

Werknemers (en werkgevers indien gebruik wordt gemaakt van automatische incasso) hebben er hierdoor vrijwel geen omkijken naar. Zowel voor werkgever als werknemer een fijne gedachte: weinig zorgen en altijd verzekerd van een terechte berekening van de kosten. Het enige dat de werknemers te wachten staat is het kiezen van een laadpaal die over de juiste functionaliteit beschikt. Hulp nodig om de juiste keuze te maken? De specialisten van 50five e-mobility kunnen je hier bij helpen.

Wat gebeurt er na de leaseperiode?

Zoals benoemd kunnen naast de laadkosten ook de kosten voor de (plaatsing van de) laadpaal onbelast worden vergoed, maar dit is alleen mogelijk wanneer het om een leaseauto gaat. Wanneer de werknemer een eigen auto heeft, is dit niet mogelijk.

De kosten voor de (plaatsing van de) laadpaal worden in veel gevallen samengevoegd met de leasekosten. Deze kosten betaalt de werknemer in vrijwel alle gevallen maandelijks. De kosten van de laadpaal worden verspreid over de gehele leaseperiode. Vaak loopt een leasecontract vier jaar, wat zou betekenen dat ook de kosten van de laadpaal over deze vier jaar worden verspreid. Is de leaseperiode afgelopen en zijn daarmee alle kosten afbetaald? Dan kan de laadpaal gewoon bij de werknemer blijven staan. Vaak neemt de werknemer de laadpaal in zo’n geval over en komt het op zijn of haar naam te staan.

Het (onbelast) laten vergoeden van de kosten voor elektrisch rijden (laadkosten en laadpaal zakelijk) bij de werkgever is dus zeker mogelijk. Wel is het belangrijk om te letten op de geldende regels, om erachter te komen waar je als medewerker recht op hebt en waar niet. Daarnaast is het belangrijk om informatie te allen tijde te bespreken met de werkgever, want het is uiteindelijk een proces waar zowel de werknemer als de werkgever bij is betrokken.

In samenwerking met 50five e-mobility.